Acuerdo de tratamiento de datos personales

Partes y objeto

Este acuerdo forma parte del contrato entre la empresa cliente («la empresa») y Pedro Jose De Las Casas Melendez, con RUC 10428745804 («Smart Farm»), según los términos y condiciones del servicio.

Para prestar el servicio, Smart Farm trata datos personales que la empresa carga o que su personal registra. Sobre esos datos, la empresa es la titular del banco de datos y decide para qué se tratan; Smart Farm es elencargado del tratamiento y los trata solo por cuenta de la empresa, según la Ley N.º 29733 y su reglamento, aprobado por el Decreto Supremo N.º 016-2024-JUS.

Qué datos y de quiénes

De quiénes: el personal de la empresa y las personas a las que la empresa les da un usuario (por ejemplo, un veterinario externo).

• Identificación y contacto: nombre, DNI, teléfono y correo (de quien entra a la web).
• Trabajo: función, granja, turnos, tareas y registros hechos.
• Asistencia: marcas de entrada y salida, con su hora.
• Ubicación del teléfono durante el turno: al marcar, en las rondas, al pedir auxilio y en los registros con evidencia, y si el teléfono informa una ubicación simulada.
• Fotos y audios tomados como evidencia.
• Auditoría: quién hizo qué, cuándo, y cómo estaba antes y después.
• Identificador del teléfono para los avisos.

Finalidad: prestar el servicio contratado (registro de la operación avícola, control de turnos, rondas y auxilio, asistencia, evidencia y auditoría) mientras dure el contrato. No se tratan datos sensibles, salvo que la empresa decida registrarlos; en ese caso, ella responde por contar con la base legal.

Lo que corresponde a la empresa

• Contar con la base legal para tratar los datos de su personal en el servicio y, si corresponde, con su consentimiento.
• Informar a su personal, antes de empezar, qué datos se registran y para qué; en especial, que el teléfono registra su ubicación durante el turno y que sus fotos y audios quedan como evidencia.
• Inscribir su banco de datos ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales cuando la ley lo exija, y cumplir sus demás obligaciones como titular.
• Dar instrucciones lícitas. La configuración que la empresa hace en el servicio (funciones, granjas, rutinas, quién ve qué) son sus instrucciones.
• Cuidar los usuarios y las claves de su personal, y quitar el acceso a quien deja de trabajar con ella.

Lo que corresponde a Smart Farm

• Tratar los datos solo para prestar el servicio y según las instrucciones de la empresa, nunca para fines propios. Si una instrucción le parece contraria a la ley, se lo dice a la empresa.
• No venderlos, no cederlos y no mostrarlos a otras empresas.
• Guardar confidencialidad, y exigirla a su personal y a sus proveedores con acceso a los datos.
• Aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas: datos de cada empresa separados, acceso por función, comunicaciones cifradas, enlaces que caducan para fotos y audios, y auditoría de cada acción.
• Ayudar a la empresa a cumplir sus obligaciones: atender a sus titulares, responder a la Autoridad y evaluar riesgos, con la información que tenga.

Subencargados y transferencias

La empresa autoriza a Smart Farm a usar estos proveedores, que tratan los datos con obligaciones equivalentes a las de este acuerdo:

Esto supone un flujo transfronterizo de datos hacia Estados Unidos, que la empresa autoriza al aceptar este acuerdo. Si Smart Farm quiere sumar o cambiar un proveedor que trate estos datos, avisa a la empresa con 30 días de anticipación; si la empresa se opone por un motivo razonable y no hay alternativa, puede terminar el contrato sin penalidad.

Incidentes de seguridad

Si Smart Farm conoce un incidente que afecte los datos de la empresa, se lo comunica sin demora y, a más tardar, dentro de las 24 horas de conocerlo, con lo que se sepa: qué pasó, qué datos y cuántas personas podrían estar afectadas, y qué se está haciendo. Así la empresa puede cumplir los plazos de comunicación a la Autoridad y a los afectados que fija el reglamento.

Pedidos de los titulares de los datos

Si una persona le pide directamente a Smart Farm acceder, corregir, suprimir u oponerse al tratamiento de sus datos dentro del servicio, Smart Farm traslada el pedido a la empresa dentro de los 5 días hábiles y no lo responde por su cuenta, salvo que la empresa se lo indique. Para escribirle a Smart Farm sobre datos personales: privacidad@smartfarm.solutions.

Al terminar el servicio

Al terminar el contrato, la empresa puede pedir dentro de los 30 días siguientes una copia de sus datos en un formato que se pueda leer con otros programas, con sus fotos y audios. Después, o antes si la empresa lo pide por escrito, Smart Farm suprime los datos, salvo lo que una norma le obligue a conservar, y lo confirma por escrito si la empresa lo pide. Las copias de respaldo se borran en su ciclo normal y, mientras tanto, no se usan.

Verificación

La empresa puede pedir información sobre las medidas de seguridad que aplica Smart Farm, por escrito y con un aviso razonable. Si hace falta una revisión adicional, las partes acuerdan cómo hacerla sin poner en riesgo los datos de otras empresas.

Vigencia

Este acuerdo rige mientras Smart Farm trate datos por cuenta de la empresa. Las obligaciones de confidencialidad y de supresión siguen después de terminado el contrato.